Ratgeber · Barrierefreiheit
Barrierefreies PDF erstellen: der praktische Leitfaden für Word, InDesign und Acrobat
Rund 7,8 Millionen Menschen in Deutschland leben mit einer Schwerbehinderung. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie aus Word, InDesign oder Acrobat ein PDF erstellen, das Screenreader und Hilfstechnologien verstehen.
- Aktualisiert
- Lesezeit
- ca. 8 Minuten
- Autor
- Luca Korte
- Thema
- Barrierefreiheit
Barrierefreie PDFs entstehen am saubersten direkt aus der Quelldatei: Überschrift-Stile in Word oder Export-Tags in InDesign richtig setzen, dann als PDF/UA exportieren. Nachträglich in Acrobat Pro zu korrigieren ist möglich, aber aufwändiger. Mit dem kostenlosen Tool PAC 2024 prüfen Sie anschließend, ob das Dokument den Standard erfüllt.
Wer barrierefreie PDFs braucht
In Deutschland leben nach Angaben des Statistischen Bundesamts rund 7,8 Millionen Menschen mit einer anerkannten Schwerbehinderung (Stand: Ende 2025).[1] Ein barrierefreies PDF macht den Unterschied zwischen einem Dokument, das zugänglich ist – und einem, das für einen Teil Ihrer Leserinnen und Leser schlicht nicht existiert.
Konkret profitieren diese Gruppen:
Screenreader-Nutzer
Etwa 1,2 Millionen Menschen in Deutschland sind blind oder stark sehbehindert.[2] Sie nutzen Screenreader wie NVDA, JAWS oder VoiceOver. Ohne korrekte Tags liest der Screenreader entweder gar nichts oder den Inhalt in falscher Reihenfolge.
Tastatur- und Spracheingabe-Nutzer
Wer keine Maus bedienen kann, navigiert per Tastatur. Barrierefreie PDFs bieten eine logische Tab-Reihenfolge in Formularen und klare Link-Beschriftungen.
Strukturorientierte Leser
Eine klare Überschriftenstruktur hilft nicht nur Screenreader-Nutzern – sie unterstützt alle, die lange Texte besser in Abschnitte gliedern möchten, darunter Menschen mit Legasthenie oder ADHS.
Bessere Durchsuchbarkeit
Barrierefreie PDFs sind maschinenlesbar – das verbessert die Volltextsuche und die Indexierung durch Suchmaschinen. Ein Nebeneffekt, der allen Lesern zugutekommt.
Was ein PDF barrierefrei macht
Der technische Maßstab ist der Standard PDF/UA (ISO 14289-1).[3] „UA" steht für Universal Accessibility. Der Kern: Jedes Element im Dokument muss mit einem semantischen Tag versehen sein, der beschreibt, was es inhaltlich ist.
Detaillierte Infos zum rechtlichen Rahmen und welche Unternehmen betroffen sind: BFSG: Wann Ihre PDFs barrierefrei sein müssen →
Weg 1: Barrierefreies PDF aus Microsoft Word
Word ist der häufigste Ausgangspunkt – und kann barrierefreie PDFs exportieren, wenn das Dokument von Anfang an korrekt aufgebaut wurde. Die gute Nachricht: Das erfordert keine technischen Kenntnisse, nur konsequente Arbeit mit den eingebauten Werkzeugen.
-
1
Überschriften-Stile verwenden – nicht manuell formatieren
Nutzen Sie ausschließlich die eingebauten Stile „Überschrift 1", „Überschrift 2" usw. aus dem Start-Menüband. Manuell fett oder groß formatierter Text wird im PDF nicht als Überschrift erkannt und erzeugt keine H1–H6-Tags.
-
2
Alt-Texte auf Bilder setzen
Rechtsklick auf das Bild → „Alternativtext bearbeiten" → beschreibenden Text eingeben. Rein dekorative Bilder: „Als dekorativ markieren" aktivieren – das entspricht einem leeren Alt-Attribut und signalisiert dem Screenreader, das Bild zu überspringen.
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3
Dokumentsprache prüfen
Datei → Optionen → Sprache → sicherstellen, dass „Deutsch (Deutschland)" als Bearbeitungssprache gesetzt ist. Das wird direkt in die PDF-Metadaten übernommen.
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4
Barrierefreiheitsprüfung in Word ausführen
Überprüfen → Barrierefreiheit prüfen. Word zeigt Fehler und Warnungen an. Beheben Sie alle rot markierten Fehler, bevor Sie exportieren.
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5
Als PDF mit Tags exportieren
Datei → Speichern unter → Dateityp: PDF → Optionen → Haken setzen bei „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit" → Speichern. Dieser Haken ist entscheidend – ohne ihn werden keine Tags übertragen.
Was Word nicht automatisch löst
Tabellenköpfe (Header-Zellen) sind nach dem Export manchmal nicht korrekt getaggt. Bei mehrspaltigen Layouts kann die Lesereihenfolge falsch sein. Eine abschließende Prüfung mit PAC 2024 ist deshalb auch bei Word-Exporten empfehlenswert.
Weg 2: Barrierefreies PDF aus Adobe InDesign
InDesign ist die Basis der meisten professionellen Printdokumente – Broschüren, Geschäftsberichte, Formulare. Es kann sehr gute barrierefreie PDFs erzeugen, erfordert aber mehr Einrichtungsaufwand als Word. Entscheidend ist, dass die Konfiguration einmalig sorgfältig gemacht wird – danach funktioniert der Export mit jeder Datei, die auf derselben Vorlage basiert.
-
1
Export-Tags für alle Absatz-Stile zuweisen
Fenster → Stile → Absatz-Stile. Doppelklick auf jeden Stil → Export-Tags → PDF-Tag und HTML-Tag auswählen (z. B. „Überschrift 1" → Tag:
h1, „Fließtext" → Tag:p). Das gilt für alle im Dokument verwendeten Stile. -
2
Alt-Texte auf Bilder setzen
Objekt auswählen → Objekt → Objektexportoptionen → Alt-Text → Quelle: „Benutzerdefiniert" → Text eingeben. Für dekorative Bilder: „Aus Export/Ausgabe ausschließen" aktivieren.
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3
Artikel-Bedienfeld für die Lesereihenfolge einrichten
Fenster → Artikel → Ziehen Sie alle Textrahmen und Bildobjekte in der inhaltlich korrekten Reihenfolge in das Bedienfeld. Das ist der kritischste Schritt. Ohne ihn liest ein Screenreader Inhalte in der Reihenfolge, in der die Objekte auf der Seite angelegt wurden – was bei komplexen Layouts fast nie der Lesereihenfolge entspricht.
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4
Dokumenteigenschaften prüfen
Datei → Dokumentinformationen → Titel und Sprache eintragen. Die Dokumentsprache lässt sich auch direkt beim PDF-Export setzen.
-
5
PDF/UA exportieren
Datei → Exportieren → Adobe PDF (Druck) → Im Exportdialog: Erweitert → „Barrierefreiheits-Tags für PDF erstellen" aktivieren, außerdem „PDF/UA-1" aktivieren. Diese Option ist nur in neueren InDesign-Versionen (ab CC 2021) verfügbar.
Häufiger Fehler: falsche Artikel-Reihenfolge
Layouts mit Marginalspalten, mehreren Textspalten oder schwebenden Elementen haben fast nie eine automatisch korrekte Lesereihenfolge. Das Ergebnis: Ein Screenreader liest zuerst die Randspalte, dann den Haupttext – inhaltlich unverständlich. Das Artikel-Bedienfeld manuell einzurichten ist deshalb unverzichtbar und der häufigste Fehler, den wir bei eingereichten Dokumenten sehen.
Weg 3: PDF nachträglich mit Acrobat Pro aufbereiten
Wenn das Quelldokument nicht mehr vorliegt oder die Erstellung nicht barrierefrei war, kann Acrobat Pro direkt am fertigen PDF arbeiten. Wichtig: Das erfordert Acrobat Pro – der kostenlose Acrobat Reader hat keine Bearbeitungsfunktionen.
Bei einfachen Dokumenten (wenige Seiten, klares Layout, keine Tabellen) ist die Nachbearbeitung in Acrobat gut machbar. Bei komplexen Layouts, Mehrspaltigkeit oder vielen Grafiken kostet sie deutlich mehr Zeit als eine Neuerstellung aus der Quelle. Wenn die Quelldatei noch vorhanden ist, lohnt sich meistens Weg 1 oder 2.
-
1
Vollständige Barrierefreiheitsprüfung ausführen
Werkzeuge → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung → Alle Kategorien aktivieren → Prüfung starten. Das Ergebnis zeigt Fehler, Warnungen und bestandene Prüfungen – das ist die Grundlage für die weitere Arbeit.
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2
Tags automatisch hinzufügen (als Ausgangspunkt, nicht als Ergebnis)
Werkzeuge → Barrierefreiheit → Tags automatisch hinzufügen. Acrobat erkennt die Struktur und erstellt Tags – aber fast immer fehlerhaft. Dieser Schritt ist der Startpunkt für die manuelle Nacharbeit, kein fertiges Ergebnis.
-
3
Tag-Baum manuell korrigieren
Anzeige → Navigationsfenster → Tags. Hier können Sie die Tag-Struktur überprüfen und korrigieren: falsche Tags umbenennen, Elemente neu einordnen, Alt-Texte direkt an Bildelementen eintragen.
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4
Lesereihenfolge prüfen und korrigieren
Werkzeuge → Barrierefreiheit → Lesereihenfolge. Das Werkzeug zeigt nummeriert, in welcher Reihenfolge Screenreader den Inhalt lesen. Zonen können per Drag-and-drop neu angeordnet werden.
Scan-PDFs: OCR als erster Schritt
Eingescannte Dokumente – alte Verträge, Fax-Kopien, physisch archivierte Unterlagen – sind technisch nur Bilddateien. Für Screenreader sind sie vollständig unsichtbar. Der erste Schritt ist immer die Texterkennung: Werkzeuge → Text erkennen (OCR). Erst danach kann das Dokument getaggt werden. Die OCR-Qualität beeinflusst dabei direkt, wie gut das Ergebnis sein kann – ein schlecht eingescanntes Dokument bleibt auch nach OCR schwierig aufzubereiten.
PDFs auf Barrierefreiheit prüfen
PAC 2024 – das Standardtool (kostenlos)
PAC (PDF Accessibility Checker) ist das meistgenutzte Tool zur automatisierten PDF/UA-Prüfung.[4] Es wird von der Stiftung Access For All entwickelt, ist kostenlos für Windows verfügbar und prüft auf Konformität mit PDF/UA-1. Besonders nützlich: PAC kann den Tag-Baum und die Lesereihenfolge grafisch darstellen – das macht Fehler sichtbar, ohne Acrobat öffnen zu müssen.
PAC meldet drei Typen:
- Fehler – das Dokument ist nicht PDF/UA-konform und muss korrigiert werden
- Warnungen – mögliche Probleme, die manuell bewertet werden müssen
- Informationen – Hinweise ohne direkten Handlungsbedarf
Acrobat-eigene Prüfung vs. PAC
Die Barrierefreiheitsprüfung in Acrobat Pro deckt nicht alle PDF/UA-Kriterien ab – sie ist weniger streng als PAC und gibt daher öfter „bestanden" zurück, obwohl das Dokument nicht vollständig konform ist. Sie eignet sich als schnelle Zwischenprüfung während der Bearbeitung, ersetzt PAC aber nicht als abschließende Prüfung.
Manuelle Prüfung mit Screenreader
Automatische Tools prüfen technische Konformität – aber keine inhaltliche Qualität. Ein Alt-Text der lautet „Bild1.jpg" ist technisch vorhanden, inhaltlich aber wertlos. Die zuverlässigste Methode: Dokument mit NVDA (Windows, kostenlos) oder VoiceOver (Mac/iOS, bereits integriert) öffnen und prüfen, ob der vorgelesene Inhalt sinnvoll und vollständig ist.
Automatisch bestanden ≠ vollständig barrierefrei. PAC 2024 plus eine kurze manuelle Prüfung mit Screenreader ist der Mindeststandard für Dokumente, die nach außen gehen.
Was barrierefreie PDFs kosten
Die Kosten hängen stark von Komplexität, Ausgangslage und Umfang ab.
Eigenleistung bei Neuerstellung
Wer zukünftige Dokumente direkt barrierefrei erstellt, hat primär Lernkosten: ein halber Tag Einarbeitung in die Stile-Konfiguration, danach kaum Mehraufwand pro Dokument. Einzige direkte Kosten: ggf. Adobe Acrobat Pro (ca. 20 €/Monat) für die Abschlussprüfung.
Nachträgliche Aufbereitung durch Dienstleister
- Einfaches Infodokument (1–5 Seiten, klares Layout)
- 1–3 Stunden
- Broschüre mit Bildern und Tabellen (10–20 Seiten)
- 4–10 Stunden
- Komplexes Formular oder Dokument mit Mehrspaltigkeit
- 6–14 Stunden
- Umfangreicher Bericht (30+ Seiten, komplex)
- ab 15 Stunden
Stundensätze für professionelle PDF-Aufbereitung liegen in der Regel zwischen 80 und 120 Euro. Bei Dokumenten, die schlecht strukturiert angelegt wurden, kann die nachträgliche Aufbereitung schnell mehr kosten als eine Neuerstellung aus der Quelle.
Einmalige Vorlagen-Konfiguration zahlt sich aus
Wer regelmäßig PDFs veröffentlicht, sollte einmalig korrekte Stile in Word oder InDesign einrichten. Danach entstehen barrierefreie Dokumente ohne nennenswerten Mehraufwand. Der Aufwand für die erste Vorlage amortisiert sich bereits nach wenigen Dokumenten. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen: Wir helfen dabei.
Häufige Fragen
Kann ich ein Scan-PDF nachträglich barrierefrei machen?
Ja, aber mit Einschränkungen. Eingescannte Dokumente sind zunächst nur Bilder – der erste Schritt ist immer die Texterkennung per OCR in Acrobat Pro. Danach kann das Dokument getaggt werden. Die Qualität des Ergebnisses hängt stark von der Scan-Qualität und der Komplexität des Layouts ab. Bei alten, schlecht eingescannten Dokumenten ist eine vollständige PDF/UA-Konformität oft nur mit erheblichem Aufwand erreichbar.
Welches Programm ist am einfachsten für barrierefreie PDFs?
Microsoft Word ist der einfachste Einstieg: Stile korrekt nutzen, Barrierefreiheitsprüfung ausführen, mit Tags exportieren. Der Aufwand ist überschaubar und gut dokumentiert. InDesign liefert bei korrekter Konfiguration professionellere Ergebnisse, erfordert aber mehr Einrichtungsaufwand. Acrobat Pro ist die Lösung für nachträgliche Korrekturen, aber kein komfortables Erstellungswerkzeug.
Muss ich jedes PDF einzeln prüfen oder reicht eine Vorlage?
Eine gut eingerichtete Vorlage reduziert den Prüfaufwand erheblich – wenn die Stile korrekt konfiguriert sind und konsequent genutzt werden, sind neue Dokumente auf Basis dieser Vorlage meist direkt konform. Eine abschließende Prüfung mit PAC 2024 empfehlen wir trotzdem, besonders wenn das Dokument Bilder, Tabellen oder Formulare enthält. Manuell eingefügte Inhalte (z. B. kopierte Texte aus fremden Quellen) können Stile überschreiben.
Was ist der Unterschied zwischen PAC 2024 und der Acrobat-eigenen Prüfung?
PAC 2024 prüft nach dem vollständigen PDF/UA-1-Standard und ist deutlich strenger als die Acrobat-interne Prüfung. Acrobat zeigt häufig „bestanden" an, obwohl das Dokument mehrere PDF/UA-Fehler enthält. PAC liefert zudem eine grafische Darstellung des Tag-Baums und der Lesereihenfolge – das macht Strukturfehler sichtbar, die in Acrobat nicht direkt angezeigt werden. Für eine abschließende Konformitätsprüfung ist PAC 2024 der zuverlässigere Maßstab.
Quellen
Abgerufen Oktober 2026. Einschätzungen ohne Quellenangabe beruhen auf unserer Projekterfahrung.
- Statistisches Bundesamt: Schwerbehinderte Menschen in Deutschland – Stand Ende 2025 (Pressemitteilung Juli 2026). destatis.de
- Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband (DBSV): Zahlen und Fakten zur Sehbehinderung in Deutschland. dbsv.org
- ISO 14289-1:2014 – Document management applications – Electronic document file format enhancement for accessibility – Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1). iso.org
- Access For All: PAC 2024 – PDF Accessibility Checker. Kostenloser Download für Windows. pac.pdf-accessibility.com
- W3C: Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 – Success Criterion 1.4.3 Contrast (Minimum). w3.org
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